Huishoudelijk Reglement Alkmaar Guardians
1. Algemeen
Artikel 1.1
Het huishoudelijk reglement staat op de site en dient doorgelezen te worden. De statuten kunnen worden opgevraagd bij het secretariaat.
Artikel 1.2
Beschadiging, verlies of ontvreemding van eigendommen van de vereniging of van goederen van derden welke in beheer van de vereniging zijn, zijn voor rekening van degene die de schade veroorzaakt. Het bestuur houdt zich het recht voor om indien nodig toezicht te houden op de afwikkeling.
2. Adreswijziging
Artikel 2.1
Adreswijzigingen dienen binnen acht dagen per brief of per e-mail te worden ingediend bij zowel de ledenadministratie als bij de secretaris.
3. Contributie
Artikel 3.1
De contributie van gewone en van buitengewone leden wordt elk jaar door de in artikel 4.21 van de statuten bedoelde Algemene Vergadering vastgesteld en is invorderbaar volgens het vastgestelde betalingsschema.
Artikel 3.2
Wanneer twee weken na de vervaldag van de contributie niet of niet geheel voldaan is, volgt een herinnering, per email. Indien de achterstallige contributie, (eventueel verhoogd met administratiekosten) niet binnen de gestelde herinneringstermijn wordt voldaan, kan een speel-/trainverbod volgen, totdat het verschuldigde bedrag geheel voldaan is.
Indien na zes weken na schorsing niet voldaan is aan de betalingsverplichting, kan het bestuur overgaan tot een royement.
Artikel 3.3
Leden kunnen na schriftelijk verzoek aan het bestuur geheel of gedeeltelijk worden vrijgesteld van contributiebetaling.
4. Overige verplichtingen
Artikel 4.1
Leden zijn verplicht de aanwijzingen van een lid van het bestuur op te volgen.
Artikel 4.2
De leden van het bestuur worden benoemd voor de duur van drie jaar. Aftredende bestuursleden zijn direct herkiesbaar.
Artikel 4.3
De voorzitter vertegenwoordigt de vereniging in en buiten rechten. Hij leidt de vergaderingen van het bestuur en de Algemene Vergadering. Hij heeft het recht de beperkingen te beëindigen wanneer hij meent dat de vergadering voldoende is ingelicht, maar is verplicht deze weer te openen, indien de meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden dit wenst. Hij kan alle stukken van de vereniging uitgaande, waar nodig, mede ondertekenen.
Artikel 4.4
De secretaris voert de brief- en/of e-mailwisseling uit naam van en in overleg met het bestuur. Hij archiveert (een kopie van) alle uitgaande stukken. Hij heeft en beheert het archief. Hij brengt namens het bestuur verslag uit over het afgelopen verenigingsjaar aan de Algemene Vergadering. Hij of een aan te stellen notulist notuleert de vergaderingen van het bestuur en van de Algemene Vergadering.
Artikel 4.5
De penningmeester beheert het geld van de vereniging en zorgt voor het innen van alle aan de vereniging toekomende baten tegen bankafschrift.
Hij is aansprakelijk voor alle geldmiddelen, welke hij beheert. Door hem worden alle betalingen via bankopdracht van de vereniging gedaan. Hij is verplicht inlichtingen omtrent de toestand van de liquide middelen en inzage in de boeken te geven, wanneer het bestuur of de kascommissie, bedoeld in artikel 4.6, dit verlangt. Hij is verplicht voor zover mogelijk, declaraties voor zijn uitgaven te overleggen.
Artikel 4.6
Het beheer van de penningmeester wordt tenminste eenmaal in het verenigingsjaar gecontroleerd door een kascommissie van twee leden en één plaatsvervangend lid, te benoemen door de Algemene Vergadering, er mogen geen bestuursleden in deze commissie zitting nemen. Van deze commissie is ten hoogste één lid direct herkiesbaar.
Artikel 4.7
Het bestuur heeft altijd recht op inzage van de boeken en bescheiden voor zover het voor de controle van het beheer van de penningmeester nodig wordt geacht.
Het rapport of de rapporten moeten uiterlijk driemaal vierentwintig uur voor de eerstvolgende Algemene Vergadering bij het bestuur worden ingediend. Op de Algemene Vergadering worden deze stukken besproken met de aanwezige leden. Alvorens de rapporten uit te brengen bespreekt de kascommissie zoveel mogelijk met het bestuur de aanmerkingen die ze omtrent het beheer mocht hebben. Indien haar bevindingen daartoe leiden doet zij het voorstel tot dechargering van de penningmeester. Van te voren vergadert de kascommissie wanneer de meerderheid dit wenselijk acht of indien het bestuur dit nodig vind. Ze benoemt uit haar midden een voorzitter en een secretaris.
Artikel 4.8
Wanneer de penningmeester aftreedt, is hij verplicht de kascommissie in staat te stellen zijn beheer te controleren en is de kascommissie verplicht deze controle uit te voeren. Eerst nadat hij alle onder zijn beheer zijnde eigendommen van de vereniging aan het bestuur heeft overgedragen, wordt hij van zijn verantwoordelijkheid ontheven. Een en ander moet binnen een maand na datum van zijn bedanken gebeuren.
Artikel 4.9
De overige bestuursleden moeten zonodig de hiervoor benoemde bestuursleden in hun functies bijstaan of vervangen.
Artikel 4.10
Indien in de loop van een verenigingsjaar een bestuurslid wenst af te treden, is hij verplicht dit een maand van te voren schriftelijk in te dienen bij de secretaris. De secretaris geeft, wanneer hij wenst af te treden, daarvan bericht aan de voorzitter. Bij tussentijdse aftreding van één van de bestuursleden heeft het bestuur de bevoegdheid in deze vacature tijdelijk te voorzien tot de eerst volgende vergadering.
Artikel 4.11
In spoedeisende gevallen kunnen de voorzitter, de secretaris en de penningmeester gezamenlijk en bij eenstemmigheid besluiten nemen. Ze doen hiervan mededeling in de eerstvolgende vergadering van het bestuur.
Artikel 4.12
Een lid van het bestuur kan door de meerderheid van het bestuur voor schorsing worden voorgedragen aan een bijzondere Algemene Vergadering.
Artikel 4.13
Tot de taken van de technische leiding van de vereniging behoren het samenstellen en het leiding geven bij de trainingen en wedstrijden. Het bestuur kan trainers, coaches en commissies benoemen, die het bestuur in de uitvoering van deze taak behulpzaam zijn.
Artikel 4.14
Het bestuur heeft de bevoegdheid om een speler (speelster) uit te sluiten voor trainingen en wedstrijden. Het bestuur is verplicht de reden van uitsluiting per omgaande aan de betrokkene mede te delen en kan desgewenst de betrokkene schriftelijk de motivatie toelichten. Bij minderjarige leden zal altijd een schriftelijke kennisgeving aan de ouders/verzorgers van betrokken lid worden gestuurd.
Artikel 4.15
Het bestuur kan de leden een aantal verplichtingen opleggen zoals timen, scoren, scheidsrechteren en/of scheidsrechterdiploma behalen. Bij het niet nakomen van deze verplichting kan het bestuur een boete opleggen, welke binnen een gestelde termijn voldaan moet worden. De hoogte van de boete wordt jaarlijks door de Algemene Vergadering vastgesteld. Tegen het opleggen van de boete kan schriftelijk bij het bestuur, met reden omkleed, in beroep worden gegaan. Bij het herhaaldelijk niet nakomen van de verplichting kan worden overgegaan tot schorsing van deelname aan de competitie door middel van inname van de spelerskaart. De opgelegde boete kan op nader te bepalen wijze aan de betrokkene worden bekend gemaakt.
Artikel 4.16
Alle leden die aan wedstrijden deelnemen zijn verplicht het clubtenue of een door het bestuur goed gekeurd tenue te dragen. Bij nalatigheid zal het bestuur het betrokken lid een boete opleggen of tot schorsing overgaan.
Artikel 4.17
Er wordt gespeeld volgens de bepalingen van de bond waarbij de vereniging is aangesloten. Indien het handelen van een lid resulteert in een boete of een administratieve heffing van de bond, zal het bestuur het financieel nadeel op het betreffende lid verhalen.
Artikel 4.18
De spelers dienen zich gedurende de wedstrijd te houden aan de aanwijzingen van de aanvoerder, respectievelijk de coach van hun team. Aanvoerders en zij, die door het bestuur belast zijn met de leiding van een wedstrijd of oefening, hebben het recht een speler verdere deelneming aan een wedstrijd te ontzeggen, indien daar aanleiding toe is.
Artikel 4.19
Elk lid van het bestuur heeft de bevoegdheid om de naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement te eisen. Bij niet voldoen aan een in het vorige lid bedoelde eis heeft het hierboven genoemd bestuurder of functionaris het recht het in overtreding zijnde lid de toegang tot de zaal of het terrein te ontzeggen, dan wel te verwijderen. Van zodanige handeling wordt direct mededeling gedaan aan de secretaris van de vereniging.
Artikel 4.20
Vergaderingen worden onderscheiden in Algemene Vergadering, vergaderingen van bestuur en commissievergaderingen.
Artikel 4.21
In de Algemene Vergadering (volgens statuten artikel 4.21) wordt:
- a. Verslag uitgebracht over het afgelopen verenigingsjaar;
b. Verslag uitgebracht over de toestand van de geldmiddelen;
c. Verslag uitgebracht door de kascommissie; - De kascommissie benoemt;
- De contributie vastgesteld;
- De begroting van inkomsten en uitgaven voor het volgende verenigingsjaar vastgesteld;
- De boetelijst vastgesteld;
- De bestuursverkiezing gehouden.
Artikel 4.22
De oproeping tot het houden van een Algemene Vergadering geschiedt tenminste veertien dagen voor het houden van de vergadering met gelijktijdige bekendmaking van de voorlopige agenda. Voorstellen van leden met betrekking tot de onderwerpen genoemd in artikel 4.21 moeten tenminste zeven dagen voor het houden van de vergadering per brief of per e-mail bij de secretaris van het bestuur worden ingediend en door het bestuur bij de aanvang van de Algemene Vergadering aan de leden worden bekend gemaakt. Later ingekomen voorstellen kunnen niet in behandeling worden genomen tenzij zij betrekking hebben op onderwerpen die op de agenda staan vermeld.
Artikel 4.23
Vergaderingen van het bestuur worden gehouden:
a. Tenminste eenmaal per kwartaal;
b. Op verlangen van de voorzitter;
c. Op verlangen van tenminste drie bestuursleden.
De vergadering van het bestuur is wettig indien tenminste de helft van het aantal bestuursleden aanwezig is. Het bestuur vergadert wanneer de voorzitter of twee andere bestuursleden dit verlangen.
Artikel 4.24
Bij een ALV of een bestuursvergadering: Stemmingen over personen geschieden bij gesloten briefjes, over zaken wordt mondeling gestemd, tenzij de meerderheid der vergadering schriftelijke stemming wenst.
Vaststelling van de geldigheid van de uitgebrachte stemmen geschiedt conform hetgeen in de statuten bij artikel 4.25 is vermeld.
Artikel 4.25
Bij een ALV of een bestuursvergadering: Benoemingen geschieden en besluiten worden genomen bij tweederde meerderheid voor personen en bij de helft plus één voor zaken.
Bij staking van de stemmen over personen heeft een nieuwe vrije stemming plaats, staken de stemmen opnieuw dan beslist de voorzitter. Bij staking van stemmen over zaken wordt het voorstel verworpen.
Artikel 4.26
Een voorstel van orde moet ogenblikkelijk in behandeling worden genoemd.
Artikel 4.27
Door zijn toetreden, verklaart ieder lid zich te zullen houden aan de statuten, het huishoudelijk reglement en aan alle regels en bepalingen, alsmede aan de aanwijzingen die in bestaande regeling van zaken volgens de wet tot stand zullen komen.
Artikel 4.28
De vereniging is niet verantwoordelijk voor ontvreemding, zoekraken en/of beschadigen van eigendommen van leden of derden.
Artikel 4.29
Wijzigingen van dit reglement kunnen slechts geschieden door de Algemene Vergadering, nadat deze is aangekondigd en gepubliceerd (inclusief agenda) op de website van de vereniging of op een andere wijze aan alle leden is kenbaar gemaakt. Wijzigingen kunnen geschieden als tenminste tweederde op een Algemene Vergadering geldig uitgebrachte stemmen voor zijn. Zij treden in werking op de eerste van de maand volgende op de Algemene Vergadering en zal worden gepubliceerd op de website van de vereniging, tenzij door de Algemene Vergadering anders wordt bepaald.
Artikel 4.30
Alle nieuwe reglementaire bepalingen, alsmede veranderingen die aangebracht worden in de reeds bestaande bepalingen, moeten door de secretaris, worden ingeschreven in het huishoudelijk reglement.
Artikel 4.31
Wanneer een artikel van dit reglement voor verschillende uitleggen vatbaar is, beslist de opvatting van het bestuur. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, geldt de uitspraak van het bestuur. Zijn deze gevallen van ingrijpende aard, dan is het bestuur verplicht de Algemene Vergadering te raadplegen.
